Agenten

Agentic Workflow

Definition

Ein Agentic Workflow ist ein teil-automatisierter Ablauf, in dem ein KI-Agent mehrere Schritte eigenständig ausführt, aber entlang eines vorgegebenen, kontrollierten Prozesses statt völlig frei.

Zwischen starrer Automatisierung und vollautonomem Agenten liegt der Agentic Workflow: Der Prozess gibt die groben Bahnen vor - welche Schritte in welcher Reihenfolge, wo Prüfpunkte sitzen -, innerhalb derer der Agent flexibel entscheidet und Werkzeuge nutzt. Das verbindet die Verlässlichkeit definierter Abläufe mit der Anpassungsfähigkeit von KI.

Für Unternehmen ist das häufig der praktikabelste Einstieg in agentische Systeme: Ein klar umrissener Workflow - etwa Angebotsprüfung, Rechnungsvorerfassung, Ticket-Triage - ist überschaubar, testbar und mit menschlichen Freigaben absicherbar. Man gewinnt Automatisierungsnutzen, ohne die Kontrolle an eine undurchsichtige Vollautomatik abzugeben.

In der Praxis

Eine Hausverwaltung prüft Nebenkostenabrechnungen in festen Schritten

Eine Immobilienverwaltung mit 1.800 betreuten Einheiten erhält jedes Jahr von Dienstleistern und Versorgern Hunderte von Abrechnungen, aus denen die Nebenkostenabrechnungen der Mieter entstehen. Der erste Durchgang ist immer derselbe: Beleg der Liegenschaft zuordnen, Kostenart bestimmen, prüfen, ob die Position überhaupt umlagefähig ist, Auffälligkeiten gegenüber dem Vorjahr markieren.

Für diese Art Arbeit taugt ein fest verdrahteter Ablauf besser als ein frei planender Agent. Schritt eins liest den Beleg und zieht Liegenschaft, Zeitraum und Betrag heraus, Schritt zwei ordnet die Kostenart zu, Schritt drei prüft sie gegen den Umlagekatalog, Schritt vier vergleicht mit dem Vorjahreswert und markiert Abweichungen oberhalb einer festgelegten Schwelle. Jeder Schritt hat eine Aufgabe und ein vorhersehbares Ergebnisformat.

Der Vorteil zeigt sich im Fehlerfall: Ist eine Zuordnung falsch, ist sofort klar, welcher der vier Schritte danebenlag, und nur dieser wird nachgeschärft. Bei einem frei planenden Agenten wäre dieselbe Frage eine Suche durch eine jedes Mal andere Handlungsfolge. Die Abrechnung selbst verschickt weiterhin ein Mensch - der Ablauf liefert eine geprüfte Vorlage mit markierten Zweifelsfällen, keine fertige Post.

Abgrenzung

Nicht zu verwechseln mit

KI-Agent: Ein frei laufender Agent entscheidet auch über die Reihenfolge seiner Schritte. Im Agentic Workflow ist diese Reihenfolge vorgegeben, und die Entscheidungsfreiheit besteht nur innerhalb der einzelnen Schritte - das macht ihn testbar, reproduzierbar und gegenüber Prüfern belegbar.
Klassische Workflow-Engine: Eine Workflow-Engine führt definierte Schritte auf strukturierten Daten aus und scheitert an unstrukturiertem Text. Der Agentic Workflow nutzt dieselbe Ablaufsteuerung, setzt aber an den Stellen ein Sprachmodell ein, an denen bisher ein Mensch lesen und einschätzen musste.

Fehlerbilder

Worauf es ankommt

Einen Prozess automatisieren, den niemand beschrieben hat
Wenn drei Mitarbeitende den Ablauf unterschiedlich schildern, ist er nicht automatisierbar, sondern erst einmal zu klären. Der Versuch, diese Unklarheit an ein Modell zu delegieren, erzeugt einen Workflow, dessen Ergebnisse niemand beurteilen kann - weil es keinen vereinbarten Maßstab gibt, gegen den man sie prüfen würde.
Keine Ausweichbahn für unsichere Fälle
Ein Workflow ohne definierten Ausgang für Zweifelsfälle zwingt den Agenten zum Raten. Das ist der Punkt, an dem stille Fehler entstehen: Ein Vorgang landet plausibel, aber falsch am Ziel und fällt erst auf, wenn der Kunde nachfragt. Unsicherheit muss ein regulärer, messbarer Ausgang sein, kein Ausnahmefall.
Sonderfälle in die Anweisung statt in den Prozess schreiben
Jede neue Ausnahme wandert erfahrungsgemäß als Satz in die Anweisung an das Modell, bis diese seitenlang und widersprüchlich ist und ältere Regeln von neueren verdrängt werden. Wiederkehrende Sonderfälle gehören als eigener Schritt oder eigene Verzweigung in den Ablauf, wo sie sichtbar und einzeln testbar sind.
Keine saubere Wiederaufnahme nach Abbruch
Bricht der Ablauf in Schritt vier ab, darf ein Neustart nicht die Schritte eins bis drei wiederholen - sonst entstehen doppelte Tickets, doppelte Mails, doppelte Buchungen. Jeder Schritt braucht einen festgehaltenen Zustand und einen Wiederholungsschutz. Das fällt im Piloten nicht auf und im Regelbetrieb sofort.

Häufige Fragen

Was zu Agentic Workflow oft gefragt wird

Wann lohnt sich ein Agentic Workflow?

Wenn ein Ablauf häufig vorkommt, im Kern immer gleich ist, aber an ein bis zwei Stellen menschliches Einschätzen von Text verlangt - Einordnen, Zusammenfassen, Priorisieren. Genau diese Stellen sind der Grund, warum klassische Automatisierung dort bisher gescheitert ist. Kommt der Fall nur ein paar Mal im Monat vor, lohnt der Aufwand meist nicht.

Wie lange dauert die Einführung eines ersten Workflows?

Für einen klar umrissenen Ablauf mit vorhandenen Schnittstellen sind wenige Wochen bis zum begleiteten Probebetrieb realistisch. Den größten Teil der Zeit beansprucht selten die Technik, sondern das Festlegen der Kategorien, Schwellen und Ausnahmen - also die Arbeit, die ohnehin fällig gewesen wäre. Rechnen Sie zusätzlich einige Wochen Parallelbetrieb ein, in denen Menschen die Ergebnisse gegenprüfen.

Was passiert, wenn der Agent einen Fall falsch einordnet?

Das passiert und muss vorgesehen sein. Zwei Dinge halten den Schaden klein: Der Agent gibt seine Unsicherheit aus und leitet Zweifelsfälle an einen Menschen weiter, und jede Zuordnung bleibt änderbar und nachvollziehbar protokolliert. Kritisch wird es nur, wenn eine Fehlzuordnung unbemerkt eine unumkehrbare Aktion auslöst - solche Aktionen gehören deshalb hinter eine Freigabe.

Brauchen wir dafür eine eigene Plattform?

Für den Einstieg meist nicht. Viele Workflows lassen sich auf der vorhandenen Infrastruktur umsetzen, weil Ablaufsteuerung, Warteschlangen und Protokollierung dort bereits existieren. Eine spezialisierte Plattform lohnt sich, wenn mehrere Workflows parallel laufen und Versionierung, Auswertung und Freigabeprozesse nicht mehr von Hand zu verwalten sind.

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